W naszym kraju posiadamy sporą liczbę średnich i dużych firm, które wciąż się rozwijają, rekrutują kolejnych pracowników. W takich przedsiębiorstwach każdy dzień to praca sporej liczby osób, które muszą pomiędzy sobą komunikować się, aby praca odbywała się sprawnie i bezproblemowo.
Znaczącym ułatwieniem w pracy okazały się komórki, dzięki którym można złapać nie jedynie podróżujących dyrektorów zarządzających, ale i sporo zatrudnionego personelu w terenie. Drugim przełomem stał się oczywiście Internet, który stał się obecnie podstawą porozumiewania się. Średnie i duże firmy posiadają silnie rozbudowaną strukturę, czasami kilka osób decyzyjnych i stos dokumentów do podpisu lub akceptacji. I w tym temacie też trzeba było znaleźć rozwiązanie. Nareszcie opracowano elektroniczny obieg dokumentów, który okazał się doskonałym wyjściem dla dużej liczby zakładów. Bodajże nikt nie przewidział, iż tak intuicyjny w obsłudze program, może zaoszczędzić tak wiele czasu.
Na czym polega i w czym może pomóc elektroniczny obieg dokumentów? Przykładowo – najczęściej wygląda to tak, że do siedziby określonej firmy spływają dokumenty różnorakiej maści (umowy, FV, oferty, rachunki, zwyczajna korespondencja). Przy średnich firmach do zebrania tych pism i ich posegregowania wystarczy jedna osoba, przy większych firmach robi się do dla niej niewykonalne. Taki pracownik musi pójść z danym dokumentem do konkretnej osoby, zdobyć jej akceptację, później udać się do działu księgowego (na przykład – tym dokumentem jest FV), oddać do opłaty. Z kolei później owa FV z księgowości wędruje do archiwum.
Autor: Tim Regan
Źródło: http://www.flickr.com
Wszystko zabiera bardzo dużo czasu. Elektroniczny obieg dokumentów bardzo to ułatwia i zmniejsza czas do minimum. Druk jest skanowany, trafia do programu i… w tej samej chwili na laptopa osoby decyzyjnej. Ta akceptuje i druk wędruje dalej.
Zamieszczony się w innym tego typu portalu wpis bez dwóch zdań również Cię zainteresuje – to wiarygodny tekst (https://mastereducator.pl/gliwice/) traktujący o prezentowanej kwestii.
Rzecz oczywista to tylko jedna z funkcji (trzeba wspomnieć o rejestrowaniu i archiwizacji pism, naliczania prowizji, obiegu informacji powiadamiających, obsługi ofert i tak dalej), lecz dziś bardzo ważna.
